Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten iFillPDF-palvelun julkaiseva yhtiö (”Yhtiö”) kerää, käyttää ja suojaa iFillPDF-palvelun (”Palvelu”) käyttäjien (”Käyttäjät”) henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, asetus (EU) 2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Palvelun julkaiseva yhtiö, joka on yksilöity oikeudellisissa tiedoissa. Henkilötietojasi koskevissa kysymyksissä: contact@ifillpdf.com.

2. Kerättävät tiedot

2.1. Käyttäjän itse antamat tiedot

• Henkilöllisyys: sukunimi, etunimi, sähköpostiosoite, profiilikuva (vapaaehtoinen).
• Tunnistautuminen: tiivistetty salasana (bcrypt), istuntotunniste, kirjautumistapa (sähköposti, Google OAuth, Apple Sign-In).
• Ammatillinen profiili: lomakkeiden esitäyttöön käytettävät tiedot (osoite, alv-tunniste, IBAN jne.) — säilytetään salattuna.
• PDF-asiakirjat: ladatut tiedostot ja niiden sisältö (kentät, täytetyt arvot, allekirjoitukset).
• Viestintä: tekoälyavustajan kanssa vaihdetut viestit sekä yhteydenottolomakkeen sisältö.

2.2. Automaattisesti kerättävät tiedot

• Yhteystiedot: IP-osoite, user-agent, kirjautumisten päivämäärä ja kellonaika, vieraillut sivut (Plausible Analytics, ei evästeitä).
• Maksutiedot: Stripen asiakastunnus, tapahtumahistoria, oston tila. Yhtiö ei koskaan säilytä täydellisiä maksukorttitietoja — niitä käsittelee yksinomaan Stripe.
• Audit trail -tiedot: asiakirjojen muutoshistoria (kuka täytti mitä, milloin ja mistä IP-osoitteesta) oikeudellista jäljitettävyyttä varten.
• Mainonnan attribuointitiedot: mainosalustojen välittämät klikkaustunnisteet (gclid, gbraid, wbraid), joita säilytetään ensimmäisen osapuolen evästeessä iff_* ja selaimen paikallisessa tallennustilassa enintään 90 päivää, jotta tiedämme, mikä mainos johti rekisteröitymiseen tai ostoon.
• Sovelluksen sisäiset ostot (iOS-sovellus): RevenueCatin tilaustunniste, ostettu tuote, tilauksen tila, App Storen maa ja valuutta. Apple ei koskaan välitä meille maksukorttitietojasi.

2.3. iOS-mobiilisovellus

• Kamera ja kuvakirjasto: skannatut asiakirjat ja lisätyt kuvat käsitellään laitteellasi. Yhtään kuvaa ei lähetetä palvelimillemme ennen kuin tallennat asiakirjan tilillesi.
• Sovelluksen sisäiset ostot: Applen hallinnoimia. RevenueCat välittää meille tilauksen tilan, ei koskaan maksuvälinettäsi.
• Kirjaudu Applella: jos käytät tätä, saamme Apple-tunnisteen ja valintasi mukaan yksityisen edelleenlähetyssähköpostiosoitteen.
• Tilin poistaminen: saatavilla suoraan sovelluksessa App Storen sääntöjen edellyttämällä tavalla.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

4. Säilytysajat

• Tilitiedot: asiakassuhteen keston ajan, minkä jälkeen 3 vuotta viimeisestä yhteydenotosta (markkinointi).
• PDF-asiakirjat: kunnes Käyttäjä poistaa ne tai poistaa tilinsä. Enintään 5 vuotta viimeisestä käyttökerrasta, ellei toisin pyydetä.
• Versiot ja audit trail: 50 versiota asiakirjaa kohti säilytetään sovellustasolla.
• Laskutustiedot: 10 vuotta (Yhtiötä koskevat Ranskan kirjanpito- ja verovelvoitteet).
• Kirjautumislokit: 12 kuukautta.
• Analytiikkaevästeet: Plausible ei käytä pysyviä seurantaevästeitä.

5. Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat

Yhtiö käyttää seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka kaikki ovat sopimuksin sitoutuneet noudattamaan GDPR:ää ja toteuttamaan asianmukaiset suojatoimet:

iFillPDF ei myy, vuokraa eikä vaihda henkilötietoja kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin. PDF-tiedostojesi sisältöä ei koskaan käytetä tekoälymallien kouluttamiseen — Google Geminiä ja Anthropic Clauden mallia käytetään yritystason API-tilassa ilman säilytystä koulutustarkoituksiin.

6. Siirrot Euroopan unionin ulkopuolelle

Osa käsittelijöistä (Vercel, Google, Anthropic, Resend, RevenueCat, Apple) on sijoittautunut Yhdysvaltoihin. Siirtoja säätelevät:

• liittyminen EU-US Data Privacy Framework -järjestelyyn (riittävyyspäätös 10. heinäkuuta 2023);
• Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden (SCC) vuoden 2021 version allekirjoittaminen;
• täydentävät tekniset toimet (TLS 1.2+ -salaus siirron aikana, AES-256-salaus levossa).

7. Tietoturva

Yhtiö toteuttaa teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojesi suojaamiseksi:

• TLS 1.2+ -salaus kaikessa verkkoliikenteessä;
• AES-256-salaus levossa tietokannalle ja tallennetuille tiedostoille;
• kaksivaiheinen tunnistautuminen saatavilla;
• vahvojen salasanojen käytäntö (bcrypt Supabasen puolella);
• tiukka tietojen eristäminen tiimien välillä PostgreSQL Row Level Securityn avulla;
• säännölliset käyttöoikeusauditoinnit ja keskitetty lokitus;
• henkilöstön kouluttaminen tietoturvan parhaisiin käytäntöihin.

8. Oikeutesi

GDPR:n 15–22 artiklan nojalla sinulla on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: saada jäljennös sinua koskevista tiedoista;
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: korjata virheelliset tiedot;
• Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): pyytää tietojesi poistamista;
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: rajoittaa tiettyä käsittelyä;
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: saada tietosi jäsennellyssä ja luettavassa muodossa;
• Vastustamisoikeus: vastustaa käsittelyä (erityisesti markkinointitarkoituksissa);
• Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa vaikuttamatta sitä ennen tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksien käyttäminen: contact@ifillpdf.com. Vastaamme kuukauden kuluessa (voidaan pidentää 3 kuukauteen, jos pyyntö on monimutkainen). Voimme pyytää henkilöllisyyden varmistamista.

Jos olet tyytymätön käsittelyyn, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi. Koska rekisterinpitäjän kotipaikka on Ranskassa, GDPR:n 56 artiklan mukainen johtava valvontaviranomainen on Ranskan CNIL: www.cnil.fr.

9. Evästeet ja seuranta

9.1. Välttämättömät evästeet

Palvelu käyttää evästeitä, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä sen toiminnalle (kirjautumisistunto, CSRF-suojaus, kieliasetukset). Näihin evästeisiin ei tarvita ennakkosuostumusta sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) nojalla.

9.2. Kävijämittaus

Käytämme Plausible Analyticsia, yksityisyyttä kunnioittavaa analytiikkaratkaisua, joka ei käytä pysyviä seurantaevästeitä, ei kerää yksilöiviä henkilötietoja eikä edellytä ennakkosuostumusta.

9.3. Mainoskampanjoiden mittaus

Palvelu mainostaa Google Adsissa. Jotta tiedämme, mitkä mainokset johtavat rekisteröitymiseen tai ostoon, sivustolla ladataan Google Tag Manager ja muutamat ensimmäisen osapuolen evästeet (iff_gclid, _gcl_aw) säilyttävät klikkaustunnisteen enintään 90 päivää. Näitä käytetään yksinomaan mittaukseen: emme näytä kohdennettua mainontaa Palvelun sisällä, eikä yhtään asiakirjaa, lomakkeen sisältöä tai avustajan kanssa vaihdettua viestiä jaeta mainosverkostolle. Oikeusperusteena on oikeutettu etu mitata kampanjoidemme tehokkuutta. Voit vastustaa tätä estämällä evästeet selaimessasi tai Googlen mainosasetuksista (myadcenter.google.com).

10. Jaettujen asiakirjojen vastaanottaja

Kun Käyttäjä jakaa asiakirjan kolmannelle osapuolelle (”Vastaanottaja”) allekirjoitusta varten magic linkin kautta, Yhtiö kerää ainoastaan:

• Vastaanottajan sähköpostiosoitteen (jakavan Käyttäjän antamana);
• asiakirjan kenttiin syötetyt arvot;
• IP-osoitteen, user-agentin ja linkin avaamisajankohdan (eIDAS-yhteensopivaa audit trailia varten).

Vastaanottajalle ilmoitetaan tästä käsittelystä linkin avautuessa. Oikeusperusteena on sopimusta edeltävän suhteen toteuttaminen ja jakavan Käyttäjän oikeutettu etu. Vastaanottajalla on samat GDPR-oikeudet kuin Käyttäjillä.

11. Alaikäiset

Palvelua ei ole tarkoitettu alle 13-vuotiaille (tietosuojalain 1050/2018 mukainen tietoyhteiskunnan palveluja koskeva ikäraja). Emme kerää tietoisesti heitä koskevia tietoja. Jos havaitset, että alaikäinen on luonut tilin ilman huoltajan lupaa, ota yhteyttä osoitteeseen contact@ifillpdf.com tilin välitöntä poistamista varten.

12. Käytännön muutokset

Yhtiö voi muuttaa tätä käytäntöä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan Käyttäjille sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen niiden voimaantuloa. Voimassa oleva versio on aina saatavilla osoitteessa ifillpdf.com/fi/tietosuoja.

13. Yhteystiedot

Kysymykset, oikeuksien käyttäminen tai valitukset:

• GDPR-asioiden sähköposti: contact@ifillpdf.com
• Yleinen tuki: contact@ifillpdf.com
• Postiosoite: ks. oikeudelliset tiedot