Du kan komprimera en PDF gratis i webbläsaren på några sekunder: ladda upp filen, välj komprimeringsnivå, ladda ner. Nästan all storlek i en tung PDF sitter i bilderna, och därför handlar komprimering i praktiken om att sänka bildernas upplösning och byta bildformat. Väljer du rätt nivå ser dokumentet identiskt ut på skärmen. Väljer du fel — vilket är lätt gjort på skannade dokument — blir texten grynig och går inte att läsa i utskrift. Den här guiden går igenom vad du faktiskt förlorar på varje nivå.
Ansökan gick inte att skicka. Bilagan är för stor. Molntjänsten säger nej. Kollegan svarar att hen inte kan öppna filen på mobilen. En för tung PDF är ett av de mest triviala hindren i digital administration, och nästan alltid löses det på under en minut — om man vet var vikten sitter.
Kort svar: så komprimerar du en PDF gratis
Ladda upp filen i ett webbaserat komprimeringsverktyg som iFillPDF, välj mellanhög komprimering, och ladda ner resultatet. Mellanhög nivå räcker i de allra flesta fall och håller kvaliteten på skärm intakt.
Har du en Mac kan du komprimera i Förhandsvisning utan att filen lämnar datorn. Är dokumentet en skanning ligger den stora vinsten i att sänka upplösningen till 200 eller 300 dpi i stället för de 600 dpi många skannrar levererar som standard.
Varför en PDF blir stor
En PDF är en behållare. Det som ligger i behållaren avgör vikten, och fyra saker dominerar:
Bilder. Den överlägset vanligaste orsaken. En sida med ett foto i kamerans fulla upplösning väger mer än hundra sidor ren text. Skanningar är i praktiken bilder rakt igenom — varje sida är ett foto av ett papper.
Skanningsupplösning. En skanner inställd på 600 dpi i färg producerar filer som är många gånger tyngre än samma dokument i 300 dpi gråskala, utan att texten blir mer läsbar. Det här är det enskilt mest lönsamma stället att spara.
Inbäddade typsnitt. En PDF bäddar in de typsnitt som används så att den ser likadan ut överallt. Bäddas hela teckensnittsfamiljer in i stället för bara de tecken som faktiskt används växer filen i onödan.
Osynligt bagage. Metadata, versionshistorik från redigeringsprogram, dolda lager, inbäddade miniatyrbilder, gamla formulärfält och bortklippta bildytor som fortfarande ligger kvar i filen. Ingen ser dem, men de väger.
Det praktiska: ren text komprimerar knappt alls, eftersom text redan är extremt kompakt. Får du en textfil på tio sidor att väga tungt är det något annat än texten som ligger bakom.
De tre komprimeringsnivåerna
Nästan alla verktyg erbjuder tre nivåer under olika namn. Skillnaden mellan dem är hur mycket bildernas upplösning sänks och hur hårt de komprimeras om.
Låg komprimering. Bilderna behåller hög upplösning, filen krymper måttligt. Använd när dokumentet ska tryckas eller när fotografier är själva innehållet — en portfölj, en besiktningsrapport med detaljbilder, ett ritningsunderlag.
Mellanhög komprimering. Bilderna sänks till en upplösning som fortfarande är skarp på skärm och godtagbar i vanlig kontorsutskrift. Det här är standardvalet för mejlbilagor, ansökningar och intyg.
Hög komprimering. Upplösningen sänks kraftigt. Filen blir mycket liten men bilder tappar detaljer och skannad text kan bli grynig i kanterna. Använd bara när filen ska läsas på skärm och inte skrivas ut, eller när ett hårt storlekstak inte går att komma runt.
Regeln: börja på mellanhög. Räcker det inte, gå ner till hög och granska resultatet på 100 procents zoom innan du skickar det.
Vad som faktiskt händer tekniskt
Att förstå mekaniken gör det mycket lättare att välja rätt nivå, för då vet du vad du byter bort.
Nedsampling av bilder. Verktyget räknar om varje bild till en lägre pixeltäthet. En bild som ligger i 600 punkter per tum men bara ska visas på skärm räknas ner till kanske 150. Färre pixlar betyder mindre fil, och information som tas bort här kommer inte tillbaka.
Omkodning till ett annat bildformat. Bilder i PDF kan lagras förlustfritt eller med förstörande komprimering. Vid hård komprimering kodas de om till ett format med förlust, vilket är effektivt på fotografier och betydligt mer synligt på skarpa kanter — som bokstäver i en skanning.
Delmängdsinbäddning av typsnitt. I stället för att bära med sig hela teckensnittsfamiljen bäddas bara de tecken som faktiskt förekommer i dokumentet in. På ett kort dokument med ovanliga typsnitt kan det vara en betydande besparing, och till skillnad från bildnedsampling påverkar det inte utseendet alls.
Borttagning av dubbletter. Samma logotyp som förekommer på trettio sidor kan ligga lagrad trettio gånger i en illa byggd PDF. Ett bra verktyg upptäcker att objekten är identiska och lagrar dem en gång.
Rensning av metadata och strukturer. Redigeringshistorik, miniatyrbilder, oanvända objekt och kommentarer från tidigare versioner tas bort.
De två sista punkterna är gratis vinster: de minskar filen utan att kosta någonting i kvalitet. De två första är avvägningar. Det är därför ett verktyg ibland kan halvera ett dokument utan synlig skillnad — det fanns bara mycket bagage — och ibland knappt gör någon skillnad alls utan att förstöra bilderna.
Metod 1 — Webbaserat komprimeringsverktyg
Snabbaste vägen, och den enda som fungerar likadant på alla plattformar. Verktyg som iFillPDF, Smallpdf, iLovePDF och PDF24 gör i princip samma sak: läser filen, räknar om bilderna, rensar bort onödig metadata och skriver en ny PDF.
Steg för steg:
- Ladda upp PDF:en genom att dra in den eller välja den från Filer.
- Välj nivå. Börja på mellanhög om verktyget inte redan gör det åt dig.
- Vänta på resultatet. Verktyget visar normalt storleken före och efter.
- Granska. Öppna den komprimerade filen och zooma till 100 procent på den sida som har mest bild eller finast text.
- Är resultatet suddigt, gå tillbaka en nivå. Är det fortfarande för stort, se avsnittet om skanningar nedan — problemet ligger då i källan, inte i komprimeringen.
Kontrollera två saker hos leverantören innan du laddar upp något känsligt: var filen behandlas och hur länge den sparas. Flera verktyg utför komprimeringen direkt i webbläsaren, vilket innebär att dokumentet aldrig skickas till en server.
Metod 2 — Förhandsvisning på Mac
Öppna PDF:en, välj Arkiv och Exportera, och välj Quartz-filtret "Reduce File Size". Filen komprimeras lokalt och lämnar aldrig datorn.
Det är snabbt och privat, men filtret är trubbigt: det finns ingen nivåväljare, och på dokument som redan är lätta kan resultatet i sällsynta fall bli större än originalet. Kontrollera alltid utfilens storlek innan du kastar originalet.
Metod 3 — Skriv ut till PDF
På Windows finns Microsoft Print to PDF, på Mac finns Spara som PDF i utskriftsdialogen. Genom att "skriva ut" en PDF till en ny PDF renderas dokumentet om från grunden, och en hel del osynligt bagage försvinner på köpet.
Två varningar. Formulärfält går förlorade — den nya filen är platt, vilket är bra om du vill låsa ifyllda värden men förödande om mottagaren ska fylla i något. Och textlagret kan gå förlorat i vissa konfigurationer, så att dokumentet inte längre går att söka i. Kontrollera genom att markera text i den nya filen.
Metod 4 — Ghostscript på kommandoraden
För den som komprimerar dokument regelbundet är Ghostscript, en fri programvara med lång historia inom PostScript- och PDF-hantering, det mest kontrollerbara verktyget. Den låter dig sätta exakt målupplösning för färgbilder, gråskalebilder och svartvita bilder var för sig, och den kan bearbeta en hel mapp i en enda körning.
Det förutsätter att du är bekväm i terminalen. I gengäld slipper du ladda upp någonting någonstans, och du kan bygga en repeterbar rutin — vilket är det som gör verklig skillnad när det handlar om hundra dokument, inte om ett.
Metod 5 — Skanna om med rätt inställningar
Ibland är den snabbaste komprimeringen att inte skapa problemet. Ska du skanna ett dokument som ska skickas digitalt:
- 300 dpi räcker för text som ska läsas och skrivas ut. 600 dpi behövs för arkivering av handlingar med fin detalj eller för OCR på svårläst material.
- Gråskala i stället för färg om originalet är svart text på vitt papper. Färgläge på ett svartvitt dokument mångdubblar filstorleken utan att tillföra något.
- Använd skannerappens dokumentläge, inte kameraläget. Mobilens dokumentskanning beskär, räta upp och komprimerar automatiskt; ett vanligt foto gör inget av det.
Jämförelse av metoderna
Valet styrs av tre saker: hur ofta du gör det, hur känsligt dokumentet är, och om du behöver exakt kontroll över upplösningen.
| Metod | Kostnad | Kontroll över nivå | Filen lämnar datorn | Bevarar formulärfält | Flera filer samtidigt | Passar för |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Webbverktyg (iFillPDF, Smallpdf, iLovePDF, PDF24) | Gratis | Tre nivåer | Beror på leverantör | Oftast ja | Ofta | Enstaka bilagor |
| Förhandsvisning (macOS) | Ingår i systemet | Nej, ett filter | Nej | Nej | Nej | Känsliga dokument på Mac |
| Skriv ut till PDF | Ingår i systemet | Begränsad | Nej | Nej | Nej | Rensa bort osynligt bagage |
| Ghostscript | Fri programvara | Full, per bildtyp | Nej | Delvis | Ja | Återkommande, många filer |
| Skanna om | Ingen | Full vid källan | Nej | Inte tillämpligt | Nej | Dokument du själv skannar |
Storlekstak du stöter på i praktiken
De flesta e-posttjänster har ett tak för bilagor någonstans kring 20–25 megabyte; Gmail anger 25 MB. Överskrids taket avvisas mejlet, eller så konverteras bilagan automatiskt till en delningslänk beroende på tjänst.
Andra tak dyker upp i e-tjänster och uppladdningsformulär hos myndigheter, banker och försäkringsbolag. De brukar anges vid uppladdningsrutan och ligger ofta lägre än e-postens tak. Läs den siffran innan du komprimerar — då vet du vilken nivå du ska sikta på i stället för att gissa.
Ett tips som sparar tid: om ett formulär vägrar ta emot filen utan att säga varför, är storleken det första att utesluta, sidantalet det andra och filnamnet det tredje. Åäö och mellanslag i filnamn ställer fortfarande till det i vissa äldre system.
Skannade dokument: den stora vinsten
Skanningar är där komprimering ger mest, och där risken att förstöra dokumentet är störst. Tre saker att veta:
Skannad text är bilder. Komprimeringen arbetar på bokstävernas pixlar, inte på texten. Går den för hårt fram får bokstäverna suddiga kanter — särskilt små siffror, som i belopp och personnummer.
Färgläge är det dyraste misstaget. Ett dokument skannat i färg när det borde varit gråskala eller svartvitt kan väga flera gånger mer utan att innehålla mer information.
OCR först, komprimera sedan. Ska dokumentet gå att söka i behöver det textigenkännas medan bildkvaliteten fortfarande är hög. Kör du OCR på ett hårt komprimerat dokument blir träffsäkerheten sämre. Ordningen spelar roll.
Att bygga en rutin för många filer
Enstaka bilagor löser du i webbläsaren. Handlar det om en bokföringspärm, en fastighetsakt eller ett års inskannad korrespondens behövs en rutin i stället för klick.
Bestäm en standard och håll den. Till exempel: allt som skannas för digital arkivering görs i gråskala 300 dpi, OCR körs direkt vid inläsning, komprimering sker på mellanhög nivå, och filnamnen följer mönstret ÅÅÅÅ-MM-DD-avsändare-ärende. En bestämd standard är värd mer än det bästa verktyget.
Kör OCR före komprimering, alltid. Textigenkänning på ett hårt komprimerat original ger sämre resultat, och felet upptäcks först den dag någon söker i arkivet och inte hittar något.
Testa på tio filer innan du kör tusen. Välj de tio svåraste — de med finstilt, tabeller, stämplar och handskrift — och granska utfallet. Fungerar de fungerar resten.
Behåll originalen tills rutinen är verifierad. Lagring är billigare än att skanna om en pärm.
För återkommande batchkörningar är Ghostscript rätt verktyg, eftersom du kan skriva ner inställningarna i ett skript och få exakt samma resultat varje gång. Ska du dessutom slå ihop delarna till ett dokument per ärende gör du det i samma flöde — se guiden om att sammanfoga PDF.
När du inte ska komprimera
Det finns tre situationer där komprimering är fel svar:
Dokument för tryck. Ett tryckeri behöver hög bildupplösning och rätt färgprofil. Fråga vad de vill ha i stället för att skicka en fil du krympt.
Arkivering enligt PDF/A. Formatet PDF/A är gjort för långtidsbevarande och ställer krav bland annat på att typsnitt är inbäddade. Vissa komprimeringsverktyg tar bort just det för att spara plats, och då är dokumentet inte längre PDF/A-kompatibelt.
Juridiska original och bevismaterial. Om ett dokument kan komma att åberopas ska originalet finnas bevarat i oförändrat skick. Komprimera gärna en kopia för e-post — men behåll originalet.
Alternativ när komprimering inte räcker
Ibland finns det ett golv. Ett dokument med hundra fotografier blir inte litet, oavsett verktyg. Då är frågan inte hur du krymper filen utan hur du levererar den.
Dela upp dokumentet. Två filer på hälften vardera passerar ett tak som en fil inte gör. Fungerar när innehållet naturligt går att dela — del 1 och del 2, eller huvudhandling och bilagor.
Skicka en delningslänk. De flesta molntjänster ger en länk med läsbehörighet. Kontrollera behörigheten: en länk som fungerar för "alla med länken" är i praktiken publik, vilket är olämpligt för dokument med personuppgifter. Sätt utgångsdatum om tjänsten tillåter det.
Skicka bilderna separat i lägre upplösning och dokumentet för sig. Ofta är det bara några få sidor som väger, och de behöver kanske inte alls den kvalitet de har.
Fråga mottagaren. Den enklaste vägen och den mest förbisedda. Handläggaren har ofta en anvisad kanal för stora filer som inte står i det automatiska felmeddelandet.
Vanliga misstag
Du komprimerar om en redan komprimerad fil. Varje omgång tar bort information permanent. Kör du samma dokument tre gånger blir resultatet påtagligt sämre än en gång på hög nivå. Utgå alltid från originalet.
Du sparar över originalet. Komprimering är inte reversibel. Den bildinformation som tagits bort finns inte kvar någonstans i den nya filen. Spara som en ny fil.
Du komprimerar en textfil och undrar varför inget händer. Ren text väger nästan ingenting. Är en textfil ändå tung ligger vikten i inbäddade typsnitt eller osynliga objekt — där hjälper det bättre att skriva ut till PDF.
Du glömmer att kontrollera formulärfälten. Flera komprimeringsvägar plattar ut dokumentet. Ska mottagaren fylla i något, kontrollera att fälten fortfarande fungerar i den komprimerade filen. Behöver du en fungerande blankett igen får du gå tillbaka till ifyllnadsverktyget.
Du delar ett stort dokument i stället för att komprimera. Ibland är det rätt — men en ansökan som kommer i fyra mejl är svårare för mottagaren att hantera än en komprimerad fil. Komprimera först, dela bara om taket ändå inte går att nå.
Vanliga frågor
Hur mycket mindre blir filen? Det beror helt på vad som ligger i den. En bildtung skanning kan krympa dramatiskt, medan ett rent textdokument knappt påverkas alls. Verktyget visar storleken före och efter, så du ser resultatet innan du laddar ner.
Försämras kvaliteten när jag komprimerar? Ja, bildkvaliteten sänks — det är så komprimering fungerar. Frågan är om sänkningen syns. På mellanhög nivå är skillnaden normalt osynlig på skärm. På hög nivå blir den synlig i bilder och i skannad text. Granska alltid i 100 procents zoom.
Kan jag komprimera en PDF gratis utan konto? Ja. iFillPDF, Smallpdf, iLovePDF och PDF24 komprimerar utan konto på gratisnivån. Förhandsvisning på Mac gör det lokalt utan inloggning alls.
Min PDF är fortfarande för stor efter komprimering — vad gör jag? Kontrollera först om dokumentet är en skanning i färg. Skanna i så fall om i gråskala eller 300 dpi. Går det inte, dela dokumentet i delar, eller lägg det i en delningstjänst och skicka länken i stället. Att komprimera samma fil en andra gång ger sällan mycket och kostar kvalitet.
Går det att ångra en komprimering? Nej. Informationen är borta ur filen. Det enda sättet tillbaka är originalet, vilket är skälet att alltid spara den komprimerade versionen under nytt namn.
Är det säkert att komprimera känsliga dokument online? Det avgörs av leverantören. Läs integritetspolicyn: den ska ange var filen behandlas och när den raderas. För dokument med personuppgifter är det säkraste ett verktyg som arbetar direkt i webbläsaren, eller en lokal metod som Förhandsvisning eller Ghostscript.
Läs vidare på iFillPDF: