Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert : 28. April 2026
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die Gesellschaft, die iFillPDF herausgibt („die Gesellschaft“), die personenbezogenen Daten der Nutzer („Nutzer“) des Dienstes iFillPDF („der Dienst“) erhebt, verwendet und schützt, in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Gesellschaft, die den Dienst herausgibt und im Impressum bezeichnet ist. Für jede Frage zu Ihren personenbezogenen Daten: contact@ifillpdf.com.
2. Erhobene Daten
2.1. Vom Nutzer bereitgestellte Daten
- Identität: Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional).
- Authentifizierung: gehashtes Passwort (bcrypt), Sitzungstoken, Authentifizierungsmethode (E-Mail, Google OAuth, Apple Sign-In).
- Berufliches Profil: für Formulare vorausgefüllte Daten (Adresse, USt-IdNr., IBAN usw.) — verschlüsselt gespeichert.
- PDF-Dokumente: hochgeladene Dateien und deren Inhalt (Felder, ausgefüllte Werte, Signaturen).
- Kommunikation: mit dem KI-Assistenten ausgetauschte Nachrichten, Inhalt des Kontaktformulars.
2.2. Automatisch erhobene Daten
- Verbindungsdaten: IP-Adresse, User-Agent, Daten und Uhrzeiten der Verbindung, besuchte Seiten (über Plausible Analytics, ohne Cookies).
- Zahlungsdaten: Stripe-Kunden-ID, Transaktionshistorie, Abonnementstatus. Vollständige Bankdaten werden niemals von der Gesellschaft gespeichert — sie werden ausschließlich von Stripe verwaltet.
- Audit-Daten: Historie der Dokumentenänderungen (wer hat was, wann, von welcher IP ausgefüllt) zu Zwecken der rechtlichen Nachvollziehbarkeit.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Erstellung und Verwaltung des Kontos | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Bereitstellung des Dienstes (KI-Extraktion, Ausfüllen, Signatur) | Vertragserfüllung |
| Rechnungsstellung und Zahlung | Vertragserfüllung + rechtliche Verpflichtung (Buchhaltung) |
| Kundensupport | Vertragserfüllung + berechtigtes Interesse |
| Sicherheit und Betrugsprävention | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Audit-Trail von Dokumenten (wer/wann/wo) | Rechtliche Verpflichtung (Beweissicherung) + berechtigtes Interesse |
| Newsletter und Marketingkommunikation | Einwilligung (jederzeit widerrufbar) |
| Statistische Auswertung (Plausible) | Berechtigtes Interesse — kein individuelles Profiling |
| Verbesserung von KI-Modellen | Keine — Ihre Dokumente werden NIEMALS zum Training von Drittmodellen verwendet (siehe §5) |
4. Speicherdauer
- Kontodaten: für die Dauer der Vertragsbeziehung, danach 3 Jahre ab dem letzten Kontakt (Werbeansprache).
- PDF-Dokumente: bis zur Löschung durch den Nutzer oder zur Löschung des Kontos. Maximale Aufbewahrung 5 Jahre nach der letzten Aktivität, sofern nicht anders verlangt.
- Versionen und Audit-Trail: 50 Versionen pro Dokument werden anwendungsseitig aufbewahrt.
- Rechnungsdaten: 10 Jahre (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht, § 257 HGB, § 147 AO).
- Verbindungsprotokolle: 12 Monate (Empfehlung der Aufsichtsbehörden).
- Analyse-Cookies: Plausible verwendet keine persistenten Tracking-Cookies.
5. Auftragsverarbeiter und Empfänger
Die Gesellschaft setzt folgende Auftragsverarbeiter ein, die alle vertraglich zur Einhaltung der DSGVO und zur Umsetzung angemessener Schutzmaßnahmen verpflichtet sind:
| Auftragsverarbeiter | Funktion | Standort | Übermittlung außerhalb der EU? |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicherung | Frankfurt (EU) | Nein |
| Cloudflare Inc. | Web-Hosting, CDN, DDoS-Schutz | USA (EU-PoPs) | Ja — Data Privacy Framework + Standardvertragsklauseln |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungen, Rechnungsstellung, Abonnementverwaltung | Irland (EU) | Nein (EU-Tochter von Stripe) |
| Amazon Web Services (AWS Textract) | OCR-Extraktion von PDF-Feldern | EU (eu-central-1) | Nein bei konfigurierter EU-Region |
| Google LLC (Gemini) | KI-Modell zur Ausfüllhilfe | USA | Ja — Data Privacy Framework + SCC |
| Anthropic PBC (Claude) | Alternatives KI-Modell | USA | Ja — Data Privacy Framework + SCC |
| Resend Inc. | Transaktionale E-Mails | USA | Ja — Data Privacy Framework + SCC |
| Plausible Insights OÜ | Traffic-Analyse (ohne Cookies) | Estland (EU) | Nein |
iFillPDF verkauft, vermietet oder tauscht keine personenbezogenen Daten zu kommerziellen Zwecken mit Dritten. Die Inhalte Ihrer PDFs werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet — Google Gemini und Anthropic Claude sind im Enterprise-API-Modus ohne Speicherung zu Trainingszwecken konfiguriert.
6. Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union
Einige Auftragsverarbeiter (Cloudflare, Google, Anthropic, Resend) haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Übermittlungen werden geregelt durch:
- den Beitritt zum EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023);
- die Unterzeichnung der Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission, Fassung 2021;
- ergänzende technische Maßnahmen (TLS 1.2+ Verschlüsselung bei der Übertragung, AES-256 Verschlüsselung im Ruhezustand).
7. Sicherheit
Die Gesellschaft setzt technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:
- TLS 1.2+ Verschlüsselung für alle Netzwerkverbindungen;
- AES-256 Verschlüsselung im Ruhezustand für Datenbank und gespeicherte Dateien;
- verfügbare Zwei-Faktor-Authentifizierung;
- strenge Passwortrichtlinie (bcrypt seitens Supabase);
- strikte Datenisolation zwischen Teams über PostgreSQL Row Level Security;
- regelmäßige Zugangsprüfung und zentralisiertes Logging;
- Schulung der Mitarbeiter zu bewährten Sicherheitspraktiken.
8. Ihre Rechte
Gemäß Art. 15 bis 22 DSGVO haben Sie folgende Rechte:
- Auskunftsrecht: eine Kopie der Sie betreffenden Daten zu erhalten;
- Recht auf Berichtigung: unrichtige Daten zu berichtigen;
- Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): die Löschung Ihrer Daten zu verlangen;
- Recht auf Einschränkung: bestimmte Verarbeitungen einzuschränken;
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten und lesbaren Format zu erhalten;
- Widerspruchsrecht: die Verarbeitung abzulehnen (insbesondere für Marketingzwecke);
- Recht auf Widerruf der Einwilligung jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung berührt wird;
- Recht auf Festlegung von Anweisungen für den Todesfall über das Schicksal Ihrer Daten nach Ihrem Tod.
Zur Ausübung dieser Rechte: contact@ifillpdf.com. Eine Antwort erfolgt innerhalb eines Monats (im Fall von Komplexität auf 3 Monate verlängerbar). Eine Identitätsprüfung kann verlangt werden.
Im Streitfall haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere bei der für Sie zuständigen Landesdatenschutzbehörde. Beispielsweise: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) — Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, www.datenschutz-berlin.de. Da der Verantwortliche seinen Sitz in Frankreich hat, ist die federführende Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 56 DSGVO die CNIL: www.cnil.fr — 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, Frankreich.
9. Cookies und Tracker
9.1. Unbedingt erforderliche Cookies
Der Dienst verwendet Cookies, die für seinen Betrieb unbedingt erforderlich sind (Authentifizierungssitzung, CSRF-Sicherheit, Spracheinstellungen). Diese Cookies bedürfen gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG keiner vorherigen Einwilligung.
9.2. Reichweitenmessung
Wir verwenden Plausible Analytics, eine datenschutzfreundliche Analyselösung, die keine persistenten Tracking-Cookies verwendet, keine individuellen personenbezogenen Daten erhebt und keiner vorherigen Einwilligung bedarf.
9.3. Keine Marketing-Cookies von Drittanbietern
Der Dienst verwendet keine Werbe-Cookies, seitenübergreifende Tracker, Facebook Pixel oder Google Ads. Es werden keine Daten an Werbenetzwerke weitergegeben.
10. Empfänger geteilter Dokumente
Wenn ein Nutzer ein Dokument über einen Magic Link mit einem Dritten („Empfänger“) zur Signatur teilt, erhebt die Gesellschaft ausschließlich:
- die E-Mail-Adresse des Empfängers (vom teilenden Nutzer angegeben);
- die in den Dokumentenfeldern eingegebenen Werte;
- die IP-Adresse, den User-Agent und das Datum des Zugriffs auf den Link (für den Audit-Trail gemäß eIDAS).
Der Empfänger wird beim Öffnen des Links über diese Verarbeitung informiert. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung eines vorvertraglichen Verhältnisses und das berechtigte Interesse des teilenden Nutzers. Der Empfänger hat dieselben DSGVO-Rechte wie die Nutzer.
11. Minderjährige
Der Dienst richtet sich nicht an Minderjährige unter 16 Jahren (Schutzalter gemäß Art. 8 DSGVO). Es findet keine wissentliche Erhebung von Daten Minderjähriger statt. Sollten Sie feststellen, dass ein Minderjähriger ohne elterliche Zustimmung ein Konto erstellt hat, kontaktieren Sie uns unter contact@ifillpdf.com zur sofortigen Löschung.
12. Änderungen der Datenschutzerklärung
Die Gesellschaft kann diese Erklärung ändern. Wesentliche Änderungen werden den Nutzern mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Die jeweils geltende Fassung ist stets unter ifillpdf.com/de/datenschutz abrufbar.
13. Kontakt
Für jede Frage, Ausübung von Rechten oder Beschwerde:
- Spezielle DSGVO-E-Mail: contact@ifillpdf.com
- Allgemeiner Support: contact@ifillpdf.com
- Postanschrift: siehe Impressum