Excel in PDF umwandeln — XLSX/XLS/CSV im Browser, ohne Upload

Bei Dateien unter 50 MB läuft die Konvertierung komplett im Browser via LibreOffice Calc WebAssembly + pdf-lib — kein Server-Upload, keine Cookies, kein Logging. Öffne iFillPDF, ziehe Deine .xlsx-, .xls- oder .csv-Datei ins Upload-Feld, wähle Druckbereich, Skalierung („Auf eine Seite anpassen") und Ausrichtung, klicke „Konvertieren". Das PDF wird direkt in Deinem Downloads-Ordner gespeichert. Funktioniert in Chrome, Edge, Firefox, Safari ab 2020. Anders als PDF24, iLovePDF, Adobe oder Smallpdf, die jede Datei zwingend zu ihrem Server hochladen.

Ja. Wähle „Alle Tabellen" (Default) für ein PDF mit allen Blättern hintereinander, „Aktive Tabelle" nur für das angezeigte Blatt, oder spezifische Auswahl per Multiselect (Strg+Klick). Optional: Inhaltsverzeichnis (TOC) am Anfang mit Hyperlinks zu jedem Tabellenblatt, ideal für Monatsabschlüsse oder Projekt-Reportings mit 10+ Blättern. Bei Pivot-Tabellen wird der Datenstand zum Konvertierungszeitpunkt eingefroren — die im PDF sichtbaren Werte sind reproduzierbar.

Wähle in den Druckoptionen „Auf eine Seite anpassen" — iFillPDF berechnet automatisch die optimale Skalierung (üblich 60-90 %), so dass alle Spalten auf eine A4- oder Letter-Seite passen (ähnlich der Excel-Funktion „Datei → Drucken → Skalierung"). Alternativ „Alle Spalten auf eine Seite einpassen" (Höhe darf über mehrere Seiten wachsen) oder feste Skalierung 50-200 %. Bei extrem breiten Tabellen (50+ Spalten): A3-Querformat oder „2 Seiten breit, 1 Seite hoch". Wiederholungsspalten links erhalten den Tabellenkopf auf jeder Seite.

Ja. iFillPDF berechnet alle Excel-Funktionen vor der Konvertierung: SVERWEIS, INDEX/VERGLEICH, WENN, SUMMENPRODUKT, Matrix-Formeln, Pivot-Tabellen (Datenstand eingefroren). Diagramme werden als Vektor (PDF-Pfade) eingebettet — verlustfreie Skalierung beim Zoomen. Bedingte Formatierung (Farbskalen, Datenbalken, Symbolsätze) wird als Pixel-Layer gerendert. Eingebettete Bilder, Formularsteuerelemente (Drop-Down, Checkbox) und Kommentare bleiben erhalten. Adobe und PDF24 rastern Diagramme häufig als JPG, was bei Druck Schärfe verliert.

Ja. Bei Dateien unter 50 MB läuft die Konvertierung clientseitig im Browser (Privacy by Design nach DSGVO Art. 25) — kein Upload, kein Logging. Bei größeren Dateien: Server in Frankfurt am Main (Cloudflare + Hetzner, deutsche AG), AES-256, TLS 1.3, Löschung nach 60 Sekunden, kein Drittlandtransfer (Schrems-II-konform nach EuGH C-311/18), AVV nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage. Geeignet für Lohnabrechnungen (§ 32 BDSG), Mandantendaten von Steuerberatern (§ 203 StGB Schweigepflicht), BWA-Auswertungen, Praxis-Kalkulationen. Niemals zu KI-Training verwendet.

Ja. Wähle „Format: PDF/A-3 (GoBD-konform)". iFillPDF erzeugt eine ISO 19005-3:2012-konforme PDF mit eingebetteter Original-XLSX im Embedded Files-Stream — wichtig für die 10-jährige steuerliche Aufbewahrung nach § 257 HGB und § 147 AO. Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer die Formeln und Datenherkunft im Original-Excel nachvollziehen. GoBD (BMF-Schreiben 28.11.2019) verlangen „originalgetreues und maschinell auswertbares" Format. Adobe Acrobat bietet PDF/A nur in Premium-Plänen, PDF24 und Smallpdf gar nicht.

Wähle „Format: XRechnung 2.3 / ZUGFeRD" beim Export. iFillPDF erzeugt ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931 (XRechnung-Schema 2.3 oder Factur-X). Felder werden aus Deiner Excel-Vorlage gemappt (Rechnungsnummer, Datum, Lieferant USt-IdNr., Empfänger, Positionen mit Steuersätzen, Gesamtbetrag, Zahlungsmittel). Damit erfüllst Du die ab 01.01.2025 geltende E-Rechnungspflicht im B2B-Inland (Wachstumschancengesetz § 14 Abs. 1 UStG, Übergangsfristen bis 31.12.2027). Validierung gegen die offizielle KoSIT-Schematron erfolgt vor Download.

iFillPDF Free: 5 Konvertierungen/Monat, kein Wasserzeichen, kein Adsense-Tracking, max. 50 MB. Start 4,99 €/Monat (228 €/Jahr): unbegrenzt, Batch-Modus 50 Dateien, PDF/A-3 GoBD, XRechnung 2.3 nach EN 16931, eIDAS-2-Signatur (FES/QES via D-Trust GmbH). Pro 19,99 €/Monat (1.428 €/Jahr, mehrere Nutzer): REST-API mit Webhook, DATEV-Schnittstelle, 24h-Support, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive. Im Vergleich: PDF24 Online „kostenlos dank Werbung" (Adsense-Tracking, immer Server-Upload nach Hessen — datenschutzrechtlich grenzwertig bei vertraulichen Lohndaten nach § 26 BDSG-neu); PDF24 Creator Desktop kostenlos aber Windows-only und kein PDF/A-3. Adobe Acrobat Online ab 12,09 €/Monat (Acrobat Standard 173 €/Jahr, Acrobat Pro 290 €/Jahr — US-Server, Schrems-II-Risiko nach EuGH C-311/18, kein deutscher Gerichtsstand). Smallpdf Pro 9 €/Monat (108 €/Jahr — Schweiz, revDSG ≠ DSGVO, ZertES-Signatur statt eIDAS-2). iLovePDF Premium 6 €/Monat (Spanien). FreePDFConvert kostenlos werbefinanziert. Canva Pro 11,99 €/Monat (US-Server, Design-Tool — nicht für Buchhaltung gedacht). online2pdf werbefinanziert kostenlos.

Ja. Wenn Deine .xlsx eine Passwort-Verschlüsselung hat (Excel-Funktion „Datei → Informationen → Arbeitsmappe schützen → Mit Kennwort verschlüsseln"), erkennt iFillPDF dies automatisch und fragt das Passwort im Browser ab. Das Passwort wird ausschließlich lokal verwendet, niemals an einen Server übertragen, niemals geloggt, niemals gespeichert. Optional kannst Du auch ein neues Passwort für die Ausgabe-PDF setzen (AES-256, gleicher Verschlüsselungsstandard wie Excel selbst).

Online-Tool (PWA-fähig). Bei der ersten Nutzung wird der WASM-Code (LibreOffice Calc + pdf-lib, ~28 MB) im Browser-Cache (Service Worker) gespeichert. Anschließend funktioniert die Konvertierung offline für kleine Excel-Dateien (<50 MB) — die Verbindung wird nur für Authentifizierung (Start) und Quota-Synchronisation benötigt. Praktisch für Geschäftsreisen ohne stabiles WLAN oder bei sensiblen Daten in Hochsicherheitsumgebungen (Anwaltskanzlei, Behörde, Bundeswehr). Eine native Desktop-App für Windows/macOS/Linux ist für Q3/2026 geplant.