Kostenvoranschlag-Vorlage & Angebot — rechtssicher in Sekunden

Öffne iFillPDF, wähle die BGB § 632-konforme Kostenvoranschlag-Vorlage (verbindlich oder unverbindlich) oder lade Dein eigenes Word/Excel/PDF hoch. KI füllt Kundenadresse, Leistungspositionen, MwSt 19 %, Nettosumme automatisch aus. Lade als PDF/A herunter (rechtssicher, GoBD-konform) oder exportiere zu Word/Excel. Kostenlos mit Wasserzeichen und 0 AI Deep Detect, ohne Konto — anders als lexware.de oder vorlage-kostenlos.de, die nur statische Word-Dateien anbieten.

Ein Kostenvoranschlag ist nach BGB § 632 grundsätzlich unverbindlich, solange er nicht ausdrücklich als verbindlich deklariert wird (IHK Köln Merkblatt 5230212). Ein Angebot dagegen ist nach BGB § 145 immer bindend, sobald es vom Kunden angenommen wird. iFillPDF lässt Dich per Toggle wählen: „unverbindlicher Kostenvoranschlag“ (typisch Handwerk, Toleranz bei Überschreitung) oder „verbindliches Angebot“ (Festpreis-Bindung 14/30 Tage). Die Klausel wird klar im KV-Footer ausgedruckt.

Nach BGH-Rechtsprechung (insbesondere VII ZR 263/05) gilt eine Überschreitung bis ca. 10-15 % als unwesentlich und ist vom Kunden zu tragen. Ab einer wesentlichen Überschreitung — laut Gründerlexikon und Anwaltssuche-Praxis ab ca. 20 % — muss der Handwerker den Kunden unverzüglich anzeigen (§ 650 BGB Werkvertrag), sonst entfällt der Mehrkostenanspruch. iFillPDF druckt diesen Toleranzhinweis automatisch in den Footer Deines unverbindlichen Kostenvoranschlags. Eine starre Prozentzahl existiert laut HWK-Merkblatt nicht — die Einzelfallprüfung bleibt zentral.

Kostenvoranschlag (KV): unverbindliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten nach BGB § 632, mit 10-15 % Toleranz (BGH VII ZR 263/05), kostenfrei zu erstellen (es sei denn ausdrücklich vereinbart). Angebot: verbindliche Offerte nach BGB § 145, bei Annahme entsteht ein Vertrag, Festpreis-Bindung während der Bindefrist (typisch 14 oder 30 Tage). Beispiel sevDesk: ein Angebot über 950 € Reparatur ist nach Annahme rechtlich bindend — ein KV über dieselbe Summe nicht. iFillPDF unterstützt beide Modi in einer Vorlage.

Ja. Bei Kundenannahme: Button „In Rechnung umwandeln“ — alle Leistungspositionen, MwSt-Sätze (19 % / 7 % / 0 %), Netto-/Bruttosummen, Kundenangaben werden 1:1 übernommen. Neue Rechnungsnummer nach § 14 UStG automatisch vergeben (lückenlos fortlaufend), Original-KV bleibt verknüpft archiviert für GoBD (§ 257 HGB, 10 Jahre Aufbewahrungspflicht). Lexware Office 9,90 €/Monat, sevDesk 8,90 €/Monat und Easybill 9 €/Monat bieten dies erst im Standard-Tarif — iFillPDF im Free-Plan.

Alle deutschen Sätze: 19 % Regelsatz (§ 12 Abs. 1 UStG), 7 % ermäßigt (§ 12 Abs. 2 UStG für Bücher, Lebensmittel, Beherbergung, Personenbeförderung), 0 % innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1b UStG). Reverse-Charge § 13b UStG für Bauleistungen (Handwerker an Bauunternehmer) automatisch markiert. Kleinunternehmer § 19 UStG: Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ optional eingefügt. Mehrere MwSt-Sätze pro KV mit getrennter Ausweisung gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG.

Du wählst die Gültigkeitsdauer frei — typisch 14 oder 30 Tage. Bei einem verbindlichen Angebot legt die Bindefrist nach BGB § 145 fest, wie lange Du als Anbieter an Deine Offerte gebunden bist (nach Ablauf erlischt die Bindung automatisch). Bei einem unverbindlichen Kostenvoranschlag dient die „Gültig bis“-Angabe als Kalkulationsgrundlage — Preise/Materialien können sich danach ändern. Beide Modelle werden im KV-Footer ausgedruckt.

Handwerker haben grundsätzlich Kontrahierungszwang nach § 36 GewO nicht, aber Kostenvoranschläge sind nach BGB § 632 im Werkvertrag (§ 631 BGB) grundsätzlich kostenfrei — eine Vergütung darf nur bei ausdrücklicher vorheriger Vereinbarung verlangt werden (lachner-kollegen.de, HWK-Merkblatt). Wenn Du als Handwerker einen entgeltlichen KV anbietest, muss dies dem Kunden vor Erstellung schriftlich mitgeteilt werden — iFillPDF druckt einen entsprechenden Hinweis bei aktivierter Vergütungsklausel.

Lexware Office (9,90 €/Monat Solo), sevDesk (8,90 €/Monat Solo), Lexoffice (9,90 €/Monat), Easybill (9 €/Monat), Billomat (8 €/Monat), FastBill (5,99 €/Monat Solo), DATEV Auftragswesen Online (12 €/Monat) bieten Kostenvoranschläge im Standard-Tarif, alle ohne KI-Felderkennung, mit Anmeldepflicht und meist Kreditkartenanforderung im Trial. Microsoft Word Vorlage = 0 € aber 0 Automatisierung. iFillPDF: kostenlos mit Wasserzeichen und 0 AI Deep Detect, ohne Konto, KI-Felderkennung Kunde/MwSt/Leistungen, 1-Klick KV → Rechnung im Free-Plan, BGB § 632 + § 145-konforme Vorlage, EU Frankfurt-Hosting.

Ja. Verarbeitung ausschließlich in Frankfurt am Main eu-central-1 (Hetzner Datacenter ISO/IEC 27001), AES-256-Verschlüsselung, TLS 1.3 in transit, AVV nach Art. 28 DSGVO verfügbar, automatische Löschung der Originaldatei nach 1 Stunde gemäß Art. 5 Abs. 1 e DSGVO (Speicherbegrenzung), Art. 32 DSGVO konform. Anti-Schrems II — kein US-Subprozessor, kein CLOUD Act. Kundendaten und Preisangaben verlassen niemals die EU. Niemals zum KI-Training — anders als FastBill (US-Anteil) oder Microsoft 365 Word (US-Cloud) dokumentiert.