Rechnungsvorlage als PDF, Word & Excel 2026 — § 14 UStG-konform, Kleinunternehmer § 19 UStG, in 2 Minuten

Öffne iFillPDF und wähle eine der vier Rechnungsvorlagen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Freiberufler/Einzelunternehmer (Regelbesteuerer mit 19 % oder 7 % USt), GmbH mit Handelsregister-Nummer HRB, oder Reverse-Charge B2B-EU nach § 13b UStG. Die KI prefüllt die nächste fortlaufende Rechnungsnummer (lückenlos § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG), Ausstellungs- und Leistungsdatum, Kundenname und USt-IdNr. aus dem Adressbuch oder per CSV-/Excel-Import. Trage Deine Leistungspositionen ein — Netto, USt 19 % (Regelsatz) oder 7 % (ermäßigt für Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Hotellerie nach § 12 Abs. 2 UStG und Anlage 2 UStG) und Brutto werden automatisch nach kaufmännischer Rundung berechnet. Lade die fertige Rechnungsvorlage parallel als PDF/A-3 (GoBD-konform für 10 Jahre Aufbewahrung nach § 147 AO), als Word DOCX (OOXML ISO/IEC 29500:2016) oder als Excel XLSX herunter — wahlweise auch als XRechnung 3.0.1 (XML) oder ZUGFeRD 2.3.2 (Hybrid) für die ab 1.1.2025 verpflichtende B2B-E-Rechnung. Kostenlos mit Wasserzeichen und 0 AI Deep Detect, ohne Kreditkarte.

Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: (1) vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, (2) Steuernummer oder USt-IdNr. nach § 27a UStG, (3) Ausstellungsdatum, (4) fortlaufende Rechnungsnummer (lückenlos einmalig vergeben nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, z.B. „RE-2026-0042" oder „2026/042"), (5) Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, (6) Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (oft mit dem Ausstellungsdatum identisch — dann Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum"), (7) Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt mit Minderungen (Skonti, Rabatte), (8) anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %) und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung, (9) ggf. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG, (10) bei Gutschrift die Angabe „Gutschrift". Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV genügen reduzierte Angaben: Name + Anschrift Aussteller, Datum, Menge + Art Leistung, Entgelt + Steuer in einer Summe, Steuersatz oder Hinweis Befreiung. iFillPDF validiert alle Pflichtangaben automatisch live und schaltet bei Kleinbeträgen um.

Ja — wenn Du als PDF/A-3 nach ISO 19005-3:2012 exportierst. PDF/A-3 ist der einzige PDF-Standard mit Unterstützung eingebetteter beliebiger Dateien (z.B. XML-Anlage nach ZUGFeRD 2.3.2). Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 IV A 4 — S 0316/19/10003:001) empfiehlt PDF/A für die GoBD-konforme Aufbewahrung. § 147 Abs. 3 AO verlangt 10 Jahre unveränderbare Aufbewahrung (Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschluss), § 257 Abs. 4 HGB kongruent. Eingebettete Schriften nach ISO 32000-1 (PDF 1.7), unveränderbare Metadaten nach XMP, optionale XML-Anlage für maschinelle Auswertbarkeit nach GoBD Tz. 3.2 (Datenträger lesbar und auswertbar) und „Unveränderbarkeit der Festschreibung" nach GoBD Tz. 3.2.4. Wichtig: statische Word- oder Excel-Vorlagen (wie sie easyfirma.net oder buchhaltungsbutler.de anbieten) sind nicht GoBD-konform, weil sie veränderbar bleiben — Du musst sie zwingend als PDF/A-3 exportieren.

XRechnung ist der deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931 vom 28.6.2017 — reines XML, vollständig maschinenlesbar, validiert gegen die offiziellen Schematron-Regeln der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards des IT-Planungsrats, www.xoev.de/xrechnung). Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl. I Nr. 108 Art. 23 mit Anpassung § 14 UStG) und dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (IV D 2 — S 7287-a/23/10001:007) ist die E-Rechnung im B2B-Inlandsgeschäft ab 1.1.2025 verpflichtend zu empfangen (auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Vermieter ohne Option zur USt müssen den Empfang ermöglichen — eine E-Mail-Adresse genügt), ab 1.1.2027 verpflichtend auszustellen für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 1.1.2028 für alle Unternehmen. Bis 31.12.2026 dürfen weiterhin PDF und Papier mit Empfänger-Zustimmung ausgestellt werden (Übergangsregelung). iFillPDF exportiert wahlweise reine XRechnung 3.0.1 (XML) für Behörden und Großkunden via ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform xrechnung.bund.de) und OZG-RE der Länder — oder ZUGFeRD 2.3.2 (Hybrid PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931, FeRD-Standard deutsch-französisch interoperabel mit Faktur-X), das von Empfängern sowohl visuell gelesen als auch maschinell verarbeitet werden kann.

Wähle in iFillPDF die Vorlage „Kleinunternehmer § 19 UStG". USt-Felder werden automatisch ausgeblendet, der IHK-konforme Hinweistext „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" wird eingefügt. Schwellen ab 1.1.2025 (Wachstumschancengesetz Art. 21): Vorjahresumsatz darf 25.000 € (vorher 22.000 €) und voraussichtlicher Umsatz des laufenden Jahres 100.000 € (vorher 50.000 €) nicht überschreiten. Bei Überschreitung der 100.000 €-Grenze während des Jahres greift die Regelbesteuerung ab dem ersten Euro der Überschreitung — anders als bis 2024, wo bis Jahresende Kleinunternehmer-Status galt. Kleinunternehmer benötigen keine USt-IdNr. nach § 27a UStG — nur die Steuernummer vom Finanzamt. Auch Kleinunternehmer müssen ab 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können (eine E-Mail-Adresse genügt für den Empfang), die Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer ist nach BMF-Schreiben vom 15.10.2024 ausgesetzt — sie dürfen weiterhin PDF oder Papier ausstellen.

Drei zentrale Unterschiede: (1) iFillPDF generiert die Vorlage dynamisch nach Deinen Daten mit KI-Prefill (Rechnungsnummer, Datum, Kundendaten via VIES-USt-IdNr.-Live-Validierung), während easyfirma.net, buchhaltungsbutler.de und Adobe Express nur statische Word-/Excel-/PDF-Dateien zum manuellen Ausfüllen anbieten. (2) iFillPDF validiert live alle 10 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und exportiert als XRechnung 3.0.1 (XML) oder ZUGFeRD 2.3.2 (Hybrid) für die ab 1.1.2025 verpflichtende B2B-Inlands-E-Rechnung — Word- und Excel-Templates ohne XML sind ab 1.1.2027 für >800k €-Unternehmen und ab 1.1.2028 für alle nicht mehr zulässig. (3) iFillPDF hostet ausschließlich in Frankfurt am Main eu-central-1 auf Hetzner Falkenstein ISO/IEC 27001:2022, während Adobe Express (Adobe Inc. San José US), Canva Invoice Templates (Sydney AU mit AWS-Backbone), invoicehome.com (US) und pdfexpert.com (Readdle Inc.) das Schrems-II-Risiko des US-CLOUD-Act 2018 tragen (EuGH C-311/18 vom 16.7.2020).

Wähle in iFillPDF die Vorlage „Reverse-Charge § 13b UStG" oder aktiviere den Toggle in einer bestehenden Vorlage. Automatischer Hinweistext: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" + Hinweis auf den konkreten Tatbestand § 13b UStG (z.B. Bauleistungen nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG, Lieferungen von Mobiltelefonen und integrierten Schaltkreisen ab 5.000 € Bemessungsgrundlage nach § 13b Abs. 2 Nr. 10 UStG, Lieferungen von Industrieschrott und Altmetallen nach § 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG). Die USt entfällt im Brutto-Ausweis — Leistungsempfänger schuldet die Steuer selbst. Bei innergemeinschaftlicher Lieferung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b i.V.m. § 6a UStG: automatischer Hinweistext „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b i.V.m. § 6a UStG" + Ausweis Deiner USt-IdNr. und der USt-IdNr. des Empfängers (VIES-Live-Validierung gegen ec.europa.eu/taxation_customs/vies) + Belegnachweis nach § 17a UStDV (Gelangensbestätigung oder Frachtbrief CMR).

Ja, kostenlos — mit Wasserzeichen und 0 AI Deep Detect, ohne Konto, ohne Kreditkarte. Du kannst die Vorlage parallel als PDF/A-3 (GoBD-konform), Word DOCX (OOXML), Excel XLSX, XRechnung 3.0.1 (XML) und ZUGFeRD 2.3.2 (Hybrid) herunterladen. Start 4,99 €/Monat netto ohne Wasserzeichen mit 5 AI Deep Detect/Monat, automatisches Mahnwesen mit Verzugszinsen nach § 288 BGB, Adressbuch mit unbegrenzten Kunden, VIES-Live-Validierung. Im Vergleich: Lexware Office 9,90 €/Monat netto (Rechnung & Buchhaltung S), sevDesk 8,90 €/Monat netto im Jahresabo (XRechnung erst Premium 22,90 €/Monat), Lexoffice 9,90 €/Monat netto, Easybill Plus 9 €/Monat netto (XRechnung-Add-on 6 €/Monat extra), Billomat 8 €/Monat netto, Debitoor (SumUp Rechnungen) ca. 11 €/Monat netto, FastBill Solo 5,99 €/Monat netto im Jahresabo, DATEV Unternehmen online ca. 12 €/Monat, Smartlaw 9,90 €/Dokument, Wonder.legal 9 €/Dokument. Einzig statische Word-Templates auf easyfirma.net, buchhaltungsbutler.de, IHK-Mustervorlage, Microsoft Word, Canva und Adobe Express sind ebenfalls kostenlos — aber ohne KI-Prefill, ohne § 14 UStG-Validierung, ohne XRechnung-Export und ohne EU-Hosting-Garantie.