Urlaubsantrag als PDF erstellen — Mindesturlaub § 3 BUrlG, Vertretungsregel, BAG-Verfallschutz in 2 Minuten

Öffne iFillPDF, KI prefüllt aus Personalausweis Mitarbeiter-Stammdaten und aus Lohnabrechnung den aktuellen Resturlaub-Saldo (§ 3 BUrlG 24 Werktage Mindesturlaub bei 6-Tage-Woche, +5 Werktage bei Schwerbehinderten § 208 SGB IX, plus Tarifvertrag-Mehrurlaub typisch 25-30 Tage). Wähle Urlaubszeitraum mit Datepicker — Berechnung der Werktage automatisch (ohne Sonn-/Feiertage § 9 BUrlG). Vertretungsregel-Generator schlägt Vertreter, Übergabe-Liste, E-Mail-Autoresponder vor. Lade als PDF herunter — per E-Mail an Vorgesetzten + HR-Kopie. Optional eIDAS-QES (§ 126a BGB), Integration mit Personio/Lexware/sevDesk/Factorial. Unbegrenzt Anträge mit 2-Jahres-Beweisarchiv und HR-Software-Integration — Einmalzahlung 4,99 € für lebenslangen Zugang, ohne Abonnement.

Der gesetzliche Mindesturlaub nach § 3 BUrlG beträgt 24 WERKTAGE pro Kalenderjahr bei einer 6-Tage-Woche, also 4 WOCHEN. Umgerechnet auf eine 5-Tage-Woche entspricht das 20 Tagen. Werktage = Mo bis Sa (Sonntag und gesetzliche Feiertage zählen nicht als Werktage). Schwerbehinderte mit GdB mindestens 50 erhalten nach § 208 SGB IX zusätzlich 5 Werktage (= 4 Tage bei 5-Tage-Woche). In der Praxis liegt der vertragliche Anspruch oft höher : Banken/Versicherungen 30 Tage, IG Metall Manteltarifvertrag 30 Tage, öffentlicher Dienst TVöD 29-30 Tage je nach Lebensalter, Einzelhandel 24-30 Tage je Tarifgebiet. Bei Eintritt im laufenden Kalenderjahr : anteilig 1/12 pro vollen Beschäftigungsmonat, voller Anspruch erst nach Wartezeit § 4 BUrlG (6 Monate Beschäftigung). iFillPDF berechnet automatisch.

Grundsätzlich verfällt der gesetzliche Mindesturlaub zum 31. DEZEMBER des Urlaubsjahres (§ 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG). Bei Vorliegen dringender betrieblicher oder personenbezogener Gründe ist eine Übertragung auf das Folgejahr möglich, dann Verfall spätestens am 31. MÄRZ des Folgejahres. ABER : Das Bundesarbeitsgericht hat in BAG 9 AZR 541/15 (Urteil 19.02.2019) i.V.m. EuGH C-684/16 (Max-Planck-Gesellschaft, Urteil 06.11.2018) klargestellt, dass der Urlaub NUR DANN verfällt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer (a) konkret über den Resturlaubsanspruch informiert hat, (b) rechtzeitig aufgefordert hat den Urlaub zu nehmen, (c) klar darauf hingewiesen hat dass der Urlaub anderenfalls verfällt. OHNE diese Hinweisverpflichtung bleibt der Urlaub UNVERJÄHRT bestehen (BAG 9 AZR 245/19 zur Verjährung) — der Arbeitnehmer kann ihn auch Jahre später noch nehmen oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses § 7 Abs. 4 BUrlG abgegolten verlangen. iFillPDF integriert diesen Schutz im Antrags-PDF.

Das Bundesurlaubsgesetz schreibt KEINE konkrete Antragsfrist vor — § 7 Abs. 1 BUrlG verlangt nur, dass die Wünsche des Arbeitnehmers grundsätzlich vorrangig zu berücksichtigen sind (außer dringende betriebliche Belange oder vorrangige Wünsche anderer Arbeitnehmer aus sozialen Gesichtspunkten — ErfK/Gallner 26. Aufl. 2026, BUrlG § 7 Rn. 18-19). In der PRAXIS : Antrag mindestens 14 Tage vor gewünschtem Beginn einreichen für kurze Urlaube (1-2 Wochen), 4-8 Wochen vor Beginn für längere Urlaube (3+ Wochen). Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung kann konkrete Fristen vorsehen (z.B. Urlaubsplan zum 31.01. des Jahres festlegen, mit § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG-Mitbestimmung des Betriebsrats). Bei Sommerurlaub / Schulferien-Zeit : oft Beantragung bis Ende Februar / Anfang März. Der Arbeitgeber MUSS den Antrag unverzüglich bescheiden — die Fürsorgepflicht aus §§ 617-619 BGB i.V.m. Schaub/Koch ArbR A-Z verbietet unangemessene Verzögerung (BAG 9 AZR 423/14). EIGENMÄCHTIGER URLAUB IST KEINE OPTION : Wer ohne Genehmigung Urlaub nimmt, verletzt seine arbeitsvertraglichen Pflichten — BAG 20.1.1994 (2 AZR 521/93, ZTR 1994, 300) bestätigt, dass dies eine FRISTLOSE KÜNDIGUNG nach § 626 BGB rechtfertigen kann (im Wiederholungsfall sogar ohne Abmahnung). Auch wenn der Mitarbeiter den Urlaub nicht beantragt, darf der Arbeitgeber den Urlaubszeitraum einseitig FESTLEGEN um seiner Pflicht aus § 7 BUrlG nachzukommen (BAG 19.9.2000 9 AZR 504/99 AP BUrlG § 13 Nr. 46, NZA 2002, 221). iFillPDF zeigt empfohlene Mindestfristen je nach Urlaubsdauer und Branche und generiert eine Standard-Klausel „Bitte um Bescheidung innerhalb von 7 Werktagen unter Berücksichtigung der Fürsorgepflicht §§ 617-619 BGB".

§ 9 BUrlG schützt Sie : Krankheitstage während Urlaub werden NICHT auf den Jahresurlaub angerechnet, wenn Sie ein ärztliches Attest vorlegen (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung — AU bzw. eAU seit 1.1.2023 elektronisch übermittelt). Voraussetzung : (1) unverzügliche Mitteilung an Arbeitgeber am ERSTEN Krankheitstag (§ 5 EFZG), (2) ärztliches Attest spätestens am 4. Krankheitstag (Tarifvertrag/Arbeitsvertrag kann früher verlangen — z.B. ab 1. Tag), (3) Mitteilung der voraussichtlichen Dauer. Im Auslandsurlaub : Attest des Auslandsarztes ausreichend, in EU-Ländern ohne Übersetzung (BAG 9 AZR 1007/12), außerhalb EU empfohlen Übersetzung. Die nicht angerechneten Krankheitstage bleiben als Resturlaub bestehen und können später erneut als Urlaub beantragt werden. WICHTIG : Während Krankheit kann der Arbeitgeber den bereits genehmigten Urlaub nicht einseitig „verlängern" um die Krankheitstage — der Mitarbeiter kehrt am ursprünglichen Datum aus dem Urlaub zurück (außer einvernehmlich verlängert).

Ja, § 208 SGB IX (vorher § 125 SGB IX a.F.) gewährt anerkannt schwerbehinderten Menschen mit Grad der Behinderung (GdB) mindestens 50 einen Zusatzurlaub von 5 WERKTAGEN pro Kalenderjahr (= 4 Tage bei 5-Tage-Woche) ZUSÄTZLICH zum gesetzlichen oder tariflichen Erholungsurlaub. Voraussetzung : Schwerbehindertenausweis ausgestellt vom Versorgungsamt, der Anspruch besteht ab Monat der Anerkennung anteilig (1/12 je vollen Monat — BAG 9 AZR 575/15). Bei einer Verteilung auf weniger als 5 Tage pro Woche reduziert sich der Anspruch entsprechend. Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung kann höheren Zusatzurlaub vorsehen (z.B. öffentlicher Dienst TVöD § 26). Schwerbehinderte können nach § 208 Abs. 1 Satz 4 SGB IX bei der Festlegung der Urlaubszeit BEVORZUGT werden — Ausnahme nur bei dringenden betrieblichen Gründen oder vorrangigen Wünschen anderer Arbeitnehmer aus sozialen Gesichtspunkten.

Ja, aber nur unter engen Voraussetzungen. § 7 Abs. 1 BUrlG : Bei der Festlegung des Urlaubs sind die Wünsche des Arbeitnehmers GRUNDSÄTZLICH zu berücksichtigen — Ablehnung nur wenn (a) DRINGENDE BETRIEBLICHE BELANGE entgegenstehen (z.B. Personalengpass durch andere Urlaube, Großprojekt, Inventur, Hochsaison) ODER (b) URLAUBSWÜNSCHE ANDERER ARBEITNEHMER VORRANG haben aus sozialen Gesichtspunkten (z.B. Eltern in Schulferien, frisch Verheiratete, Schwerbehinderte § 208 Abs. 1 Satz 4 SGB IX, lange Krankheits-Pause). Eine pauschale Ablehnung ohne Begründung ist UNZULÄSSIG. Bei Streit kann der Arbeitnehmer beim Arbeitsgericht einstweilige Verfügung beantragen (§ 940 ZPO), insbesondere kurzfristig vor geplantem Urlaubsbeginn. Bei wiederholter unberechtigter Ablehnung : Arbeitsgericht-Klage auf Schadensersatz (entstandene Kosten Reisen, Unterkunft).

Gesetzlich nicht vorgeschrieben — § 7 BUrlG ist formfrei, sogar mündliche Beantragung ist wirksam. In der Praxis enthält ein vollständiger Urlaubsantrag : (1) Antragsteller (Name, Personalnummer, Abteilung, Beruf), (2) Empfänger (Vorgesetzter, ggf. HR-Abteilung), (3) Urlaubszeitraum (Beginn-Datum, End-Datum, Anzahl Werktage), (4) Aktueller Resturlaubsanspruch (für Plausibilitätsprüfung), (5) Vertretungsregel — wer übernimmt während der Abwesenheit, Übergabe-Punkte, E-Mail-Autoresponder, Notfall-Erreichbarkeit, (6) Antragsdatum und Unterschriftsfeld Mitarbeiter, (7) Genehmigungsfeld Vorgesetzter (Datum, Unterschrift, ggf. Bedingungen). Empfehlenswert zusätzlich : Hinweis auf § 9 BUrlG (Krankheit während Urlaub), Hinweis auf § 7 Abs. 3 BUrlG (Verfall am 31.12. bzw. 31.03. mit BAG-Hinweispflicht-Schutz). iFillPDF generiert alle diese Felder automatisch.

Ja. Der Urlaubsantrag ist nach § 7 BUrlG GESETZLICH FORMFREI — sogar mündliche Beantragung ist wirksam. Eine einfache E-Mail an den Vorgesetzten mit PDF-Anhang oder Personio-/Factorial-Workflow ist also rechtlich ausreichend. Für ERHÖHTE BEWEISSICHERHEIT (z.B. bei Streit über Resturlaub oder Verfall) empfiehlt sich eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach § 126a BGB i.V.m. eIDAS-VO Art. 25 — via D-Trust GmbH (Bundesdruckerei-Tochter, BNetzA-zertifizierter Vertrauensdiensteanbieter) oder sign-me. Der Vorgesetzte kann ebenfalls per QES genehmigen — vollständig digitaler Workflow. Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung kann strengere Form vorschreiben (selten — meist freier). iFillPDF unterstützt einfache E-Mail-Übermittlung, FES und QES — Wahl je nach Anforderung der HR-Abteilung.

iFillPDF : KI-Prefill aus Personalausweis und Lohnabrechnung (Personio, Lexware, DATEV LODAS), automatische Berechnung Urlaubsanspruch nach § 3 BUrlG + § 208 SGB IX + Tarifvertrag, Vertretungsregel-Generator (Übergabe, E-Mail-Autoresponder, Notfall), BAG-Verfall-Hinweis § 7 BUrlG + EuGH C-684/16 Max-Planck-Gesellschaft, eIDAS-QES, HR-Software-Integration ready, Frankfurt-Hosting, unbegrenzt Anträge — Einmalzahlung 4,99 € für lebenslangen Zugang, ohne Abonnement. Jurawelt : statisches PDF mit gutem juristischem Artikel (P1 SERP), kein Prefill, keine Vertretungsregel. Clockodo : Excel + PDF statisch (P2 SERP), Excel-Berechnung möglich aber kein Prefill. CHIP : statisches PDF (P8), sehr einfach. ZEITBLÜTEN : Word-Vorlage (P9), klassisch. Personio : 8-12 €/MA/Monat, vollständige HR-Software mit Workflow-Genehmigung — überdimensioniert für Einzel-Antrag. Factorial.io : ähnlich Personio, ab 4 €/MA/Monat. Absentify : Microsoft 365 Add-in (Schrems II zu prüfen). Timr : Zeiterfassungs-fokussiert. timo24 : statische Vorlage.