Rechnung Vorlage als PDF erstellen 2026 — § 14 UStG-konform, Kleinunternehmer § 19 UStG, in 2 Minuten

Öffne iFillPDF, wähle eine Rechnungsvorlage : Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Freiberufler/Einzelunternehmer (Regelbesteuerer), GmbH mit Handelsregister-Nummer oder Reverse-Charge B2B-EU nach § 13b UStG. Alternativ lade Dein eigenes Briefpapier mit Logo und Briefkopf hoch — die KI erkennt das Layout per Vision-Modell. Die KI prefüllt Rechnungsnummer (fortlaufend lückenlos § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG), Ausstellungs- und Leistungsdatum, Kundenname und USt-IdNr. aus dem Adressbuch oder per CSV-/Excel-Import. Trage die Leistungspositionen ein — Netto, USt 19 % (Regelsatz) oder 7 % (ermäßigt für Lebensmittel, Bücher, Hotellerie nach § 12 Abs. 2 UStG) und Brutto werden automatisch nach kaufmännischer Rundung berechnet. Lade die fertige Rechnung als PDF/A-3 (GoBD-konform für 10 Jahre Aufbewahrung nach § 147 AO) herunter — oder als XRechnung 3.0.1 (XML) bzw. ZUGFeRD 2.3.2 (Hybrid) für die ab 1.1.2025 verpflichtende B2B-E-Rechnung. Kostenlos mit Wasserzeichen und 0 AI Deep Detect, ohne Konto.

Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG : (1) vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, (2) Steuernummer oder USt-IdNr. nach § 27a UStG, (3) Ausstellungsdatum, (4) fortlaufende Rechnungsnummer (lückenlos einmalig vergeben), (5) Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, (6) Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, (7) nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt mit Minderungen (Skonti, Rabatte), (8) anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %) und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung, (9) ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG, (10) bei Gutschrift die Angabe „Gutschrift“. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV genügen reduzierte Angaben : Name+Anschrift Aussteller, Datum, Menge+Art Leistung, Entgelt+Steuer in einer Summe, Steuersatz oder Hinweis Befreiung. iFillPDF validiert alle Pflichtangaben automatisch live und schaltet bei Kleinbeträgen um.

Ja. Export als PDF/A-3 nach ISO 19005-3 :2012 — der einzige PDF-Standard mit Unterstützung eingebetteter beliebiger Dateien (z.B. XML-Anlage nach ZUGFeRD 2.3.2). Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 IV A 4 — S 0316/19/10003 :001) empfiehlt PDF/A für die GoBD-konforme Aufbewahrung. § 147 Abs. 3 AO verlangt 10 Jahre unveränderbare Aufbewahrung (Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschluss), § 257 Abs. 4 HGB kongruent. Eingebettete Schriften nach ISO 32000-1 (PDF 1.7), unveränderbare Metadaten nach XMP, optionale XML-Anlage für maschinelle Auswertbarkeit nach GoBD Tz. 3.2 (Datenträger lesbar und auswertbar) und „Unveränderbarkeit der Festschreibung“ nach GoBD Tz. 3.2.4. Statische Word- oder Excel-Vorlagen sind nicht GoBD-konform, weil sie veränderbar bleiben.

XRechnung ist der deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931 vom 28.6.2017 — reines XML, vollständig maschinenlesbar, validiert gegen die offiziellen Schematron-Regeln der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards, www.xoev.de/xrechnung). Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl. I Nr. 108 Art. 23 mit Anpassung § 14 UStG) und dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (IV D 2 — S 7287-a/23/10001 :007) ist die E-Rechnung im B2B-Inlandsgeschäft ab 1.1.2025 verpflichtend zu empfangen (auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Vermieter ohne Option zur USt müssen den Empfang ermöglichen — eine E-Mail-Adresse genügt), ab 1.1.2027 verpflichtend auszustellen für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 1.1.2028 für alle Unternehmen. Bis 31.12.2026 dürfen weiterhin PDF und Papier mit Empfänger-Zustimmung ausgestellt werden (Übergangsregelung). iFillPDF exportiert wahlweise reine XRechnung 3.0.1 (XML) für Behörden und Großkunden via ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform xrechnung.bund.de) und OZG-RE der Länder — oder ZUGFeRD 2.3.2 (Hybrid PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931, FeRD-Standard deutsch-französisch interoperabel mit Faktur-X), das von Empfängern sowohl visuell gelesen als auch maschinell verarbeitet werden kann. Beide Standards sind BMF- und KoSIT-konform.

Wähle in iFillPDF die Vorlage „Kleinunternehmer § 19 UStG“. USt-Felder werden automatisch ausgeblendet, der IHK-konforme Hinweistext „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ wird eingefügt. Schwellen ab 1.1.2025 (Wachstumschancengesetz Art. 21) : Vorjahresumsatz darf 25.000 € (vorher 22.000 €) und voraussichtlicher Umsatz des laufenden Jahres 100.000 € (vorher 50.000 €) nicht überschreiten. Bei Überschreitung der 100.000 €-Grenze während des Jahres greift die Regelbesteuerung ab dem ersten Euro der Überschreitung — anders als bis 2024, wo bis Jahresende Kleinunternehmer-Status galt. Kleinunternehmer benötigen keine USt-IdNr. nach § 27a UStG — nur die Steuernummer vom Finanzamt. Auch Kleinunternehmer müssen ab 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können (E-Mail-Adresse genügt für den Empfang), die Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer ist nach BMF-Schreiben vom 15.10.2024 ausgesetzt — sie dürfen weiterhin PDF oder Papier ausstellen.

Toggle „Reverse-Charge § 13b UStG“ für Bauleistungen (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG), Lieferungen von Mobiltelefonen und integrierten Schaltkreisen ab 5.000 € Bemessungsgrundlage (§ 13b Abs. 2 Nr. 10 UStG), Lieferungen von Gold (§ 13b Abs. 2 Nr. 9 UStG), Reinigungsleistungen an Gebäuden (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG) und weitere Tatbestände — die USt entfällt im Brutto-Ausweis, Hinweistext „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempzipfängers gemäß § 13b UStG“ wird eingefügt. Für innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 4 Nr. 1 Buchst. b i.V.m. § 6a UStG : Hinweistext „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b i.V.m. § 6a UStG“ + Ausweis der eigenen USt-IdNr. und der USt-IdNr. des Empfängers + Belegnachweis nach § 17a UStDV (Gelangensbestätigung oder CMR-Frachtbrief). Die USt-IdNr. wird in Echtzeit gegen die EU-Datenbank VIES (VAT Information Exchange System der EU-Kommission, ec.europa.eu/taxation_customs/vies) validiert — verhindert Steuerschuld bei nachträglicher Aberkennung der Steuerfreiheit nach § 6a Abs. 4 UStG.

iFillPDF : kostenlos mit Wasserzeichen und 0 AI Deep Detect, ohne Konto, mit KI-Prefill, VIES-Live-Validierung und XRechnung 3.0.1 / ZUGFeRD 2.3.2-Export. Start 4,99 €/Monat netto ohne Wasserzeichen mit 5 AI Deep Detect/Monat, Adressbuch und Mahnwesen. Konkurrenten : Lexware Office Rechnung & Buchhaltung S 9,90 €/Monat netto (Lexware Office Buchhaltung S vorher 5,90 €/Monat — Tarifwechsel 2025, kein Free-Plan), sevDesk Rechnung 8,90 €/Monat netto bei Jahresabo (17,90 €/Monat bei Monatsabo) — XRechnung-Export erst ab sevDesk Premium 22,90 €/Monat, kein Free-Plan außer 14-Tage-Trial, Lexoffice 9,90 €/Monat netto (jetzt unter Lexware-Marke), Easybill Plus 9 €/Monat netto mit XRechnung-Add-on extra 6 €/Monat, Billomat S 8 €/Monat netto (übernommen von Sage), Debitoor (jetzt SumUp Rechnungen) ca. 11 €/Monat netto, FastBill Solo 5,99 €/Monat netto im Jahresabo (9 €/Monat bei Monatsabo), DATEV Unternehmen online ca. 12 €/Monat für Steuerberater-Mandanten, Microsoft Word kostenlos aber statisch ohne Validierung, IHK-PDF-Mustervorlage kostenlos aber statisch. iFillPDF ist die einzige Lösung mit echtem Free-Plan + KI-Vorbefüllung + VIES-Validierung + Frankfurt-Hosting + XRechnung-Export ohne Aufpreis.

Ja. Verarbeitung ausschließlich in Frankfurt am Main eu-central-1 auf Hetzner-Infrastruktur (Falkenstein-Datacenter, ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert), AES-256-GCM-Verschlüsselung, TLS 1.3, automatische Löschung der Originaldaten nach einer Stunde. DSGVO Art. 28 AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) auf Anfrage, BDSG-neu konform, GoBD-konforme Archivierung nach § 147 AO + § 257 HGB. Niemals zum KI-Training oder Profiling. Niemals US-CLOUD-Act-2018-Zugriff (Pub.L. 115-141 vom 23.3.2018 erlaubt US-Behörden Zugriff auf alle Daten US-amerikanischer Cloud-Anbieter weltweit, was zum EuGH-Urteil C-311/18 „Schrems II“ vom 16.7.2020 mit Ungültigerklärung des Privacy Shield führte) — anders als Microsoft Word Online (Microsoft Corporation Redmond US), Canva (Sydney AU mit AWS-Backbone), QuickBooks (Intuit Inc. Mountain View US), FreshBooks (Toronto CA), Adobe Acrobat Pro (Adobe Inc. San José US). Bei den deutschen Anbietern Lexware (Haufe-Gruppe Freiburg DE OK), sevDesk (Offenburg DE OK), Easybill (Schloß Holte-Stukenbrock DE OK), Billomat (Sage Frankfurt DE OK), FastBill (Frankfurt DE OK) ist das DSGVO-Risiko gering, aber keiner bietet die WebAssembly-Browser-lokale Verarbeitung von iFillPDF.