Une facture d'auto-entrepreneur doit porter treize familles de mentions : identification des deux parties, détail chiffré de la prestation, régime de TVA appliqué, conditions de paiement. Chaque mention manquante coûte 15 € d'amende, dans la limite du quart du montant facturé (article 1737 du Code général des impôts). Voici la liste complète, avec l'erreur type commise sur chacune.
Une facture est un acte comptable qui vous engage pendant dix ans. Un contrôleur ne la lit pas comme un client : il vérifie l'identification des parties, la continuité de la numérotation et le régime de TVA annoncé.
Ce que la loi impose exactement
Trois textes se superposent : le Code de commerce pour la relation commerciale, le Code général des impôts pour le volet fiscal, le Code de la consommation quand le client est un particulier.
L'article L441-9 du Code de commerce rend la facture obligatoire entre professionnels et fixe le socle des mentions commerciales ; l'article 242 nonies A de l'annexe II du CGI liste les mentions fiscales ; l'article 1737 du CGI pose la sanction. La facture doit être établie dès la vente ou l'achèvement de la prestation, en deux exemplaires. La dater du jour de l'encaissement est une erreur de rattachement classique, immédiatement visible quand le contrôleur croise factures et relevés bancaires.
Les mentions obligatoires, une par une
Bloc 1 — identifier qui facture qui
1. Le mot « Facture », en clair dans l'en-tête. Erreur type : l'intituler « Note d'honoraires » ou « Récapitulatif » — les services comptables le renverront.
2. Le numéro de facture, unique, tiré d'une séquence chronologique continue. Ce que regarde un contrôleur : il demande la première et la dernière facture de l'exercice et vérifie que tous les numéros intermédiaires existent.
3. La date d'émission, celle du jour où vous établissez le document. Erreur type : antidater pour rattacher la recette à l'exercice précédent.
4. Votre identité complète : nom et prénom, nom commercial le cas échéant, adresse, SIRET à 14 chiffres, code APE/NAF, et la mention « EI » ou « Entrepreneur individuel » qui accompagne obligatoirement votre dénomination. Erreur type : indiquer le SIREN à 9 chiffres au lieu du SIRET.
5. L'identité du client : nom ou raison sociale exacte, adresse de facturation, adresse de livraison si elle diffère, numéro de TVA intracommunautaire si l'opération l'exige. Erreur type : facturer « au service comptabilité » sans raison sociale exacte, ce qui bloque le paiement chez les grands comptes.
Bloc 2 — décrire ce qui a été vendu
6. La date de la vente ou de la prestation, si elle diffère de l'émission. Pour une prestation étalée, indiquez la période couverte.
7. La désignation précise : nature, marque et référence des produits, nature et étendue des services. Ce que regarde un contrôleur : le détail. « Prestation de conseil — forfait » est insuffisant ; « Audit d'accessibilité, 3 jours, du 12 au 14 mars » est correct.
8. La quantité et le prix unitaire hors taxes par ligne, avec l'unité employée : heure, jour, forfait, pièce, mètre linéaire.
9. Les réductions — rabais, remises, ristournes acquis à la date de la vente — ligne par ligne ou en pied de facture. Une remise orale jamais écrite est une source récurrente de litige.
10. Le total hors taxes par ligne puis le total général. En franchise en base, le TTC égale le HT, mais les deux colonnes doivent rester lisibles.
Bloc 3 — annoncer le bon régime de TVA
11. La mention de franchise en base. Tant que vous en relevez, la facture ne fait apparaître aucune TVA et porte la mention historique « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Le Code des impositions sur les biens et services (CIBS) a vocation à accueillir ce régime : une nouvelle référence légale est appelée à remplacer la mention historique, avec une période de tolérance pendant laquelle l'ancienne rédaction reste acceptée. Vérifiez la formulation en vigueur sur impots.gouv.fr avant de faire réimprimer vos modèles — le fond ne change pas, seule la référence citée évolue.
12. Le taux et le montant de TVA, si vous êtes assujetti : un taux par ligne, un total de TVA par taux, puis le total TTC. Erreur type : un total TTC juste, mais aucune ventilation par taux quand la facture en mélange plusieurs.
Bloc 4 — encadrer le paiement
13. Les conditions de règlement, quatre éléments oubliés en bloc :
- la date d'échéance du paiement ;
- les conditions d'escompte pour paiement anticipé, ou à défaut la mention « Pas d'escompte pour paiement anticipé » ;
- le taux des pénalités de retard ;
- l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €, fixée par décret, due de plein droit par tout client professionnel en retard.
Le taux des pénalités ne se recopie pas, il se calcule : au minimum trois fois le taux d'intérêt légal, ou à défaut de stipulation contractuelle le taux directeur de la Banque centrale européenne majoré de dix points. Comme ce taux est révisé chaque semestre, inscrivez la formule plutôt qu'un pourcentage figé : « Pénalités de retard : trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur ».
Plafond micro-entreprise et seuil de TVA : deux choses différentes
C'est la confusion numéro un : le plafond qui vous fait sortir du régime micro-entreprise n'est pas le seuil qui vous rend redevable de la TVA. Deux mécanismes distincts, deux séries de chiffres, deux conséquences.
| Plafond du régime micro-entreprise | Seuil de franchise en base de TVA | |
|---|---|---|
| Ce qu'il gouverne | Le régime fiscal et social simplifié | Facturer ou non la TVA |
| Conséquence du dépassement | Bascule au régime réel, comptabilité complète | TVA collectée, déclarée, reversée |
| Rythme d'effet | Après deux années civiles consécutives de dépassement | Rapide, en cours d'année |
| Où vérifier la valeur | impots.gouv.fr, service-public.fr | impots.gouv.fr |
Ces deux séries de seuils sont revalorisées périodiquement et, pour la franchise en base, ont fait l'objet de réformes et de reports successifs : consultez la valeur en vigueur sur impots.gouv.fr plutôt qu'un chiffre recopié sur un blog. Le mécanisme, lui, est stable — on peut rester en micro-entreprise tout en étant redevable de la TVA.
Mentions spécifiques selon votre situation
| Situation | Mention à ajouter |
|---|---|
| Vente de marchandises | Référence, marque, quantité, unité, conditions de livraison |
| Prestation de services | Nature et étendue de la prestation, période d'exécution |
| Client particulier | Coordonnées du médiateur de la consommation ; information sur la garantie légale de conformité |
| Client professionnel en France | SIRET du client, conditions de règlement, indemnité de 40 € |
| Client professionnel dans l'Union européenne | Votre numéro de TVA intracommunautaire et celui du client, plus la mention « Autoliquidation » pour les prestations relevant du régime général |
| Client hors Union européenne | Facture sans TVA française, exonération applicable ; conservez la preuve de sortie du territoire |
| Sous-traitance dans le bâtiment | Mention « Autoliquidation », article 283, 2 nonies du CGI : le donneur d'ordre déclare la TVA, vous facturez hors taxes |
| Activité artisanale immatriculée | Numéro au Répertoire des métiers et ville d'immatriculation |
| Profession libérale réglementée | Numéro d'inscription à l'ordre professionnel |
| Assurance obligatoire, dont décennale | Assureur, coordonnées et zone géographique de couverture |
Deux pièges. La mention d'assurance décennale doit préciser la couverture géographique, pas seulement l'assureur. Et un micro-entrepreneur en franchise qui facture une prestation à une entreprise d'un autre État membre doit demander un numéro de TVA intracommunautaire et déposer une déclaration européenne de services : la franchise ne l'en dispense pas.
Acompte, avoir, facture rectificative
On ne supprime jamais une facture émise. Une facture erronée se corrige par un avoir ou une facture rectificative, jamais par une suppression.
La facture d'acompte est obligatoire dès qu'un versement intervient avant la livraison. Elle porte les mentions d'une facture ordinaire, prend un numéro dans la séquence habituelle, s'intitule « Facture d'acompte », renvoie au devis et indique le solde dû. La facture finale déduit ensuite les acomptes en les citant par leur numéro.
L'avoir annule tout ou partie d'une facture : erreur de montant, prestation non réalisée, geste commercial, retour. Il porte la mention « Avoir », son propre numéro dans la même séquence, la référence à la facture initiale (numéro et date) et un montant négatif. Sans cette référence, il est inexploitable en comptabilité.
La facture rectificative sert quand une mention est fausse mais l'opération bonne : adresse erronée, SIRET incomplet, taux mal appliqué. Elle remplace la facture initiale, la cite nommément et porte un nouveau numéro. Règle d'arbitrage : si le montant change, avoir ; si seule une mention change, rectificative.
Passer à la TVA : la première facture assujettie
- Vérifiez le franchissement sur la base du chiffre d'affaires encaissé, face à la valeur du seuil publiée sur impots.gouv.fr.
- Demandez votre numéro de TVA intracommunautaire au service des impôts des entreprises, avant d'émettre la première facture avec TVA.
- Choisissez votre régime déclaratif — réel simplifié ou réel normal — et votre périodicité.
- Modifiez votre modèle : supprimez la mention de franchise, ajoutez une colonne de taux, une ligne de TVA par taux, le total TTC et votre numéro de TVA.
- Traitez les factures déjà émises. Celles antérieures au basculement restent valables ; celles émises sans TVA alors qu'elles auraient dû en porter appellent des factures rectificatives intégrant la taxe, que vous devez au Trésor même sans l'avoir encaissée.
- Prévenez vos clients. La TVA est neutre pour un professionnel, qui la déduit ; c'est une hausse de prix sèche pour un particulier qui payait jusque-là un TTC égal au HT.
Le point 5 est celui qui pique : le réflexe « je commencerai le mois prochain » vous expose à régulariser sur vos deniers.
Numérotation : formats acceptés et pièges
La séquence doit être chronologique, continue et sans doublon. Le format, lui, est libre.
2026-001,2026-002— le plus lisible ; la remise à zéro annuelle est acceptée grâce au préfixe d'année ;F2026-04-001— préfixe année-mois, utile en gros volume ;CONSEIL-2026-001— préfixe par activité, si vous en exercez plusieurs ;WEB-2026-001,MARCHE-2026-001— préfixe par canal de vente.
Interdit : recommencer à 001 chaque mois sans préfixe distinctif, réutiliser un numéro, laisser un trou. Un trou s'interprète comme une facture supprimée, donc comme une recette dissimulée : une facture annulée reste dans la séquence et vous émettez un avoir en face.
La reprise au 1er janvier suppose que l'année figure dans le numéro ; sans elle, la séquence se poursuit indéfiniment. Plusieurs séries parallèles sont admises si chacune reste continue.
Conservation et archivage à valeur probante
Conservez vos factures dix ans. Le Code de commerce impose de conserver documents comptables et pièces justificatives pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22). Le Livre des procédures fiscales retient un délai plus court pour le contrôle fiscal : retenez le plus long, qui couvre tous les cas.
Un dossier de PDF dans un espace de stockage grand public ne constitue pas un archivage conforme. Ce qui est attendu, c'est une copie fiable : un exemplaire dont on peut démontrer qu'il n'a pas été modifié depuis son émission. Cela suppose une empreinte numérique ou une signature électronique, un horodatage, une traçabilité des accès, et un format pérenne encore lisible dix ans plus tard — le PDF/A est fait pour cela.
À défaut d'un système d'archivage à valeur probante, conservez un exemplaire papier signé, ou faites signer la facture en ligne avant classement en sachant ce que cela vous apporte au juste : notre outil pose une signature de niveau simple et enregistre l'horodatage de l'envoi, de l'ouverture et de la signature ainsi que l'empreinte SHA-256 du fichier final. Cette empreinte est précisément le premier des éléments listés ci-dessus, et vous pouvez la recalculer plus tard pour démontrer que la facture n'a pas bougé. Pour un horodatage qualifié, une traçabilité complète des accès et un archivage à valeur probante, utilisez un SAE si votre volume le justifie. Notre guide sur la numérisation et l'archivage conforme détaille les points de vigilance.
Délais de paiement et impayés
Entre professionnels, le délai de paiement ne peut dépasser 60 jours à compter de l'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si les parties en conviennent expressément. À défaut d'accord écrit, il est de 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation.
Relance amiable dès le lendemain de l'échéance : un courriel rappelant numéro, date et montant, facture jointe.
Deuxième relance par courrier avec accusé de réception, rappelant que pénalités et indemnité de 40 € courent de plein droit.
Mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception : elle fait courir les intérêts de façon certaine et constitue la pièce que le juge attend. Un modèle de mise en demeure en contient toutes les mentions.
Injonction de payer devant le tribunal compétent : procédure écrite, adaptée aux créances certaines et non contestées.
Recouvrement forcé par commissaire de justice, l'ordonnance obtenue.
Pénalités et indemnité sont dues sans rappel préalable dès le premier jour de retard, à condition d'avoir fait figurer les conditions de règlement sur la facture — la meilleure raison de ne pas bâcler le bloc 4.
Facturation électronique : le calendrier à anticiper
La réforme impose le passage par des plateformes agréées. Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises, micro-entrepreneurs compris, doivent être en capacité de recevoir une facture électronique, tandis que grandes entreprises et ETI doivent émettre dans ce format. L'obligation d'émission est étendue aux PME, TPE et micro-entrepreneurs au 1er septembre 2027, avec transmission de données pour les opérations avec des particuliers et à l'international.
D'ici là, le PDF classique reste valable. Familiarisez-vous avec le format Factur-X, qui associe un PDF lisible par un humain et un XML lisible par une machine, et vérifiez le statut d'immatriculation de votre prestataire sur impots.gouv.fr. Notre article sur la facturation électronique obligatoire pour les TPE et PME détaille le choix d'une plateforme agréée.
Huit erreurs fréquentes et leur correctif
| Erreur | Conséquence | Correctif |
|---|---|---|
| SIREN à 9 chiffres au lieu du SIRET | Mention réputée manquante, amende | Reprendre le SIRET sur l'avis Insee et le figer dans le modèle |
| Mention de franchise absente | Le client croit à une TVA incluse | Ajouter la mention en pied de facture, en dur dans le gabarit |
| Numérotation repartant à 001 chaque mois | Doublons, séquence non traçable | Format contenant l'année, ou préfixe d'activité |
| Facture supprimée après envoi | Trou de séquence lu comme une recette dissimulée | Émettre un avoir référençant la facture initiale |
| Conditions de règlement absentes | Pénalités difficiles à réclamer | Bloc systématique, avec la formule de calcul du taux |
| Désignation vague (« prestation, forfait ») | Justificatif insuffisant, contestation | Détailler nature, quantité, unité, période |
| Décennale sans zone géographique | Obligation à moitié remplie | Ajouter la zone indiquée sur l'attestation |
| Facture datée de l'encaissement | Mauvais rattachement, écart avec les relevés | Dater de l'émission, mentionner la prestation à part |
Modèle et outils
Partez d'un modèle de facture professionnelle contenant déjà les blocs d'identité, la mention de franchise et les conditions de règlement, puis remplissez-le en PDF dans le navigateur.
En amont, un devis solide règle la moitié des litiges : voyez le modèle de devis et, pour le bâtiment, les mentions obligatoires d'un devis d'électricien. Un cas concret de facturation de particuliers est traité dans notre guide de la facture de photographe de mariage.
Questions fréquentes
Puis-je facturer sans SIRET ?
Non. Le SIRET est une mention obligatoire, et facturer une activité professionnelle sans être immatriculé constitue un exercice non déclaré. Si vous avez réalisé une prestation avant de recevoir votre numéro, émettez la facture après réception, en la datant du jour d'émission réel et en indiquant séparément la date de la prestation. La mention « SIRET en cours d'attribution » n'a aucune valeur régularisatrice.
Dois-je facturer un particulier ?
Une facture est obligatoire envers un particulier au-delà d'un montant fixé par arrêté, pour les ventes à distance, et dès que le client la demande — ce qu'il peut faire à tout moment. En pratique, émettez-en une pour tout client : c'est votre justificatif de recette en cas de contrôle. Ajoutez, pour les particuliers, les coordonnées du médiateur de la consommation dont vous relevez.
Comment facturer en devise étrangère ?
Une facture peut être libellée dans n'importe quelle devise, à condition que la TVA éventuellement due soit exprimée en euros, convertie au taux applicable à la date d'exigibilité ; votre comptabilité reste tenue en euros. Indiquez la devise, le taux de conversion et sa date. Précisez qui supporte les frais bancaires de change et de virement : à défaut, ils sont déduits du montant reçu.
Une facture PDF envoyée par email est-elle valable ?
Oui. Un PDF transmis par courriel est juridiquement valable, à condition que son authenticité, son intégrité et sa lisibilité soient garanties pendant toute la durée de conservation. Cette exigence impose au minimum une piste d'audit fiable reliant la facture à l'opération, ou une signature électronique. Aux échéances de la réforme, le PDF simple ne suffira plus entre entreprises : il faudra une plateforme agréée et un format structuré.
Puis-je modifier une facture déjà envoyée ?
Non, une facture émise est définitive. Pour corriger une erreur de montant, émettez un avoir référençant la facture initiale, puis une nouvelle facture correcte. Pour une mention erronée sans effet sur le montant, une facture rectificative citant la facture d'origine suffit. Dans les deux cas, la facture initiale reste dans vos archives et dans la séquence : elle ne disparaît jamais.